Píldora de protocolo, fases de comunicación de un evento
La comunicación de un evento debe pasar por diferentes fases que permitan dar forma y validez al acto.
Cada una de ellas incorporará diferentes herramientas de comunicación que permitan lanzar el mensaje final.
Fases para llevar la comunicación de un evento al éxito:
1. Preparación y creación de ideas. Lo más conocido a un «brainstorming», lluvia de ideas que representen el desarrollo de nuestra estrategia de comunicación.
2. Elección de todas las herramientas que nos van a permitir comunicar nuestro evento. Mailing, base de datos de asistentes, teléfono…
3. En el caso de comunicación verbal, utilizar una escaleta o guía que refleje todo el argumento de comunicación.
4. Montaje y desarrollo de la estructura de nuestro argumento comunicativo. Texto de la invitación, medio de comunicación, listado de asistentes (emails, teléfonos, etc.)
5. Realizar un envío previo y comprobar que todo está correcto.
6. Enviar nuestra comunicación.
7. Comprobar que ningún mensaje enviado como por ejemplo por email haya sido devuelto. En el caso de hacer un envío a través de sms revisar con nuestro operador que los remitentes hayan recibido el mensaje. Existen herramientas de envío masivo de sms y que permiten comprobar su efectividad.
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