A la hora de organizar un evento uno de los factores principales es la creación de la lista de invitados, ya que según lo que establezcamos en esta, nuestro evento tendrá tomará un rumbo determinado.

Para realizar la correcta elaboración de la lista de invitados hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Invitados principales. Aquellos a los que especialmente se dirige el acto y a quienes se dedica.
• Compromisos. Aquellos que por relación profesional o personal del anfitrión se considera deban asistir, aunque no formen parte de alguno de los sectores a los que se dirige la ceremonia.
• Corporativos. Los de su mismo ramo o actividad.
• Sectoriales. Representaciones de los sectores más diversos de la sociedad.
• Institucionales. Aquellas autoridades con competencias en la actividad principal del anfitrión, que contribuyeron a la realización del hecho que motiva el acto o que con su política pueden jugar un papel determinante en su actividad. Igualmente, aquellas autoridades que representan instituciones de primer orden en la comunidad donde residen y que representan a la colectividad.
• Medios de comunicación. Los representantes de los medios de comunicación, si se desea que la actividad encuentre difusión generalizada.
• Colaboradores. Todas aquellas personas que han colaborado en la realización del hecho que motiva el acto.

En función a estos criterios generales o a otros que se estimen convenientes, el anfitrión elaborará su lista de invitados.

Es necesario definir el número de personas para la que es válida la invitación, esto  depende exclusivamente del organizador, que debe valorar la filosofía del acto, la capacidad del espacio de celebración y de su presupuesto.

A la hora de confeccionar la lista, el organizador procurará agrupar inicialmente a los invitados por sectores (es la mejor forma de comprobar si falta alguno), para a continuación establecer una única lista de acuerdo al orden de precedencias que desea aplicar para los invitados buscando el sistema que mejor se acople a sus intereses.

El formato más adecuado para el tratamiento informático de los datos es la Base de Datos en Acces.