Como gestores integrales de eventos tenemos que evaluar si es necesario que los participantes, expositores, conferenciantes, ponentes, miembros de la organización, etc. deban ser identificados durante las sesiones presenciales de un evento. Si se decide que es conveniente que así sea, tendremos que diseñar e imprimir las acreditaciones necesarias para tal fin.

Debemos caer en la cuenta que las acreditaciones son mucho más que una cartulina con una serie de datos; son un instrumento que nos permiten conocer y memorizar un nombre para un saludo y/o una presentación. Aunque de primeras pudiera parecer irrelevante, un encuentro casual durante un “evento de networking” puede cambiar tu carrera; en los “corrillos de las pausa de café” se hacen contactos muy interesantes y se intercambian ideas interesantes. ¿Te sientes a veces avergonzado para hablar con alguien que no conoces? La acreditación es una herramienta para “romper el hielo” y conocer el nombre y la afiliación profesional de las personas con las que entablamos enriquecedoras conversaciones durante estos interludios y a lo largo de todas las actividades previstas durante el evento.

H ay que determinar qué informaciones y con qué formato deben aparecer en la acreditación en función de la naturaleza del evento. Algunas cuestiones al respecto que no deberían pasarse por alto al hacer las acreditaciones son:

• incluir los datos identificación de la persona propiamente dichos (nombre y apellidos ) y la identidad visual corporativa (logo) del evento;
• categoría dentro del evento (expositor, visitante, conferenciante, miembro de la organización, etc); para ello suele ser muy práctico utilizar códigos de color.
• empresa/organización/institución en la que desempeña su labor profesional; y cargo ocupado en el organigrama de la misma;
• origen geográfico (si se considera relevante para el objeto del evento);
• códigos de barras/códigos QR si los sistemas de acceso y recuento se llevan a cabo mediante medios digitales, o para otras cuestiones de valor añadido relacionadas con el evento que pudieran ser de utilidad.
• vigile que el tamaño y tipo de fuente, la alineación y los elementos decorativos faciliten la legibilidad de la acreditación en su conjunto de un único vistazo.
• verifique que puedan caber fácilmente en sobres de plástico con gafetes de cordones, poliéster o cadenas adheridos; frente a las cubiertas de plástico con alfiler, ya que estas últimas pueden dañar la ropa.
• una buena práctica en auge consiste en imprimir, de forma condensada, en la parte posterior de la acreditación los hitos clave del programa del evento; de esa forma, los participantes podrán consultarlo con mucha facilidad y lo tendrán a mano de forma permanente.