Detrás de cada evento de éxito …hay un perfil profesional cualificado por Juan Francisco Gutiérrez

Por Juan Francisco Gutiérrez, miembro del Staff de la Escuela Internacional de Protocolo de Granada // Un evento responde a un hecho particular, fijado de forma intencionada en el espacio y en el tiempo, liderado por un promotor (individual,colectivo u organización), enfocado en un grupo objetivo definido, y con la intención de lograr un objetivo determinado con un formato deliberadamente escogido. Como mínimo, este hito particular requiere para su exitosa ejecución:

– una buena preparación.
– una definición clara del tipo de evento que se desea organizar.
– una asignación de roles y responsabilidades de organización.
– escoger una fecha y un lugar.
– recursos humanos y materiales.
– establecer un programa y un calendario.
– preparar acciones de comunicación.
–  y lo más importante…  UN PERFIL PROFESIONAL CUALIFICADO QUE SEA CAPAZ DE IMPLEMENTAR DE FORMA EFICIENTE Y PERTINENTE TODO LO ANTERIOR

Por esta razón, la gestión integral del evento requiere perfiles profesionales cualificados y formados, que huyan de la improvisación y que en su desempeño sepan dar respuesta a:

– la consecución de un resultado final del un evento en términos de memorabilidad y rentabilidad (económica, en imagen o reputación, en visibilización y/o concienciación, etc). Nunca organiza un evento por organizarlo, siempre tiene en mente la meta buscada y en función de esta articula la estrategia global del mismo.

– buscar la originalidad, lo novedoso y potencia lo creativo. Reflexionar y escoger sin margen de error el que va a ser el «hilo conductor» pertinente del todo el evento (el nexo de unión entre la motivación para poner en marcha un evento y el público que se siente motivado y concernido por la ejecución del mismo) y lo implementa desde la génesis del mismo hasta su evaluación final una vez concluido.

– ser proactivo y metódico como señas de identidad. Sabe medir los tiempos en la planificación, domina los aspectos logísticos a la perfección y ejecuta el presupuesto disponible de forma rigurosa y realista, teniendo como premisa ineludible la calidad.

– tener capacidad de resolver situaciones inesperadas, ser flexible y aportar soluciones de forma diligente si acontecen incidencias que pueden afectar a la planificación.

– cuidar la comunicación hasta el más mínimo detalle, articulando la misma y explotando todas sus potencialidades a partir de un Plan de Comunicación y de sus habilidades como relaciones públicas.

– saber liderar, coordinar y trabajar en equipo. Estableciendo una hoja de ruta ordenada y completa, con unas pautas inequívocas que debe seguir todo el equipo de la organización.