Píldora de Protocolo: el cuestionario de Evaluación del Evento

Píldora de Protocolo: el cuestionario de Evaluación del Evento

De todos es sabido que la evaluación posterior al evento es una fase imprescindible. Este balance, que debemos plantearnos como gestores integrales de eventos, se basa medición de los resultados del evento en cuanto a impacto, imagen y satisfacción del cliente/usuario. De esta fase se extrae información para articular acciones de mejora continua para ediciones posteriores del evento o para futuros eventos de nuevo cuño de naturaleza similar.

En este breve post vamos a centrarnos en el cuestionario de evaluación como herramienta para la “mejora continua” de cara a eventos que organicemos en el futuro, con el objeto de responder cada vez mejor a las expectativas del público asistente a los mismos.

Aunque en líneas generales las personas no somos muy receptivas a contestar cuestionarios de evaluación de servicios y/o encuestas porque en nuestro día a día, en cualquier ámbito, todos estamos muy saturados con este tipo de peticiones que nos realiza la parte prestataria de los productos o servicios que usamos habitualmente; en el contexto del epílogo de un evento no debemos desistir de pasar una breve encuesta de evaluación entre nuestros asistentes con el objetivo de obtener informar que nos permita de mejorar en el desempeño de nuestra profesión… una buena “táctica persuasiva” para mejorar la receptividad de la misma es dar algún “gadget de merchandising” del evento para quien acceda a rellenar nuestra encuesta.

En cuanto al contenido y alcance del formulario, recomendamos que sea breve y pertinente, y os proponemos una serie de cuestiones que abordan el evento desde distintos ángulos para que escojáis las que mejor casan con vuestro evento. Recomendamos que la escala a utilizar para recopilar las respuestas sea numérica de 1 a 5,  o bien nomimal del tipo “mucho”, “bastante”, “suficiente”, “poco”, nada”.

Relativas al CONTENIDO:

  • ¿Te ha interesado el tema del evento?
  • ¿Las cuestiones abordadas han sido pertinentes?
  • ¿El evento permitía interactividad? debates, turnos de preguntas, intercambios de opiniones, etc.
  • ¿Has aprendido cuestiones que te van a servir en tu desempeño profesional?
  • ¿Ha respondido el evento a tus expectativas?

Relativas a los INTERVINIENTES/PONENTES:

  • ¿Los ponentes han captado tu atención e interés?
  • ¿Sus intervenciones te han parecido acertadas?
  • ¿La duración de las intervenciones le ha parecido adecuada?
  • ¿Estás satisfecho con el nivel de los intervinientes/ponentes?

Relativas al LUGAR:

  • ¿Te ha gustado el lugar escogido para desarrollar el evento?
  • ¿Te ha parecido fácilmente accesible?
  • ¿Lo has encontrado cómodo y bien equipado?
  • ¿El lugar se corresponde con el tema del evento?

Relativas al PROGRAMA y a la TEMPORIZACIÓN:

  • ¿Consideras idónea la fecha en la que se ha desarrollado el evento?
  • ¿La duración y extensión del programa te ha resultado adecuada?
  • ¿Te ha parecido ameno y bien estructurado el programa?

Relativas al PERSONAL:

  • ¿Estás satisfecho con la atención dispensada por el personal de la organización del evento?
  • ¿Ha resuelto con eficiencia tus necesidades y/o demandas informativas?

Finalmente es conveniente incluir dos preguntas fuera de esta estructura normalizada, en las que la persona encuestada conteste sin restricciones a:

  • ¿Por qué vías o canales de comunicación conociste el evento?
  • ¿Deseas exponer alguna queja, sugerencia o comentario?

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